Порядок заполнения ТТН

1.2.7.2. Прием груза к перевозке.
Товарно-транспортная накладная

В любом случае, даже при наличии договора, перевозка грузов должна оформляться товарно-транспортными накладными. Несмотря на то, что в новом законе такого понятия нет, а введено понятие транспортной накладной, на сегодняшний день, до утверждения новых форм товаросопроводительных документов. ТТН является основным действующим документом перевозки. Бланк товарно-транспортной накладной (форма №1-Т) утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 №78.

Продавец на основании ТТН списывает товар с баланса в момент установленного договором поставки (купли-продажи) перехода права собственности. Грузоотправитель производит списание товара со своего склада, получатель груза приходует товарно-материальные ценности. Транспортная организация производит расчет стоимости своих услуг. Для водителя грузоперевозчика товарно-траяспортная накладная — основание для перевозки груза, необходимое для предъявления сотрудникам органов внутренних дел.

Часто на практике с автотранспортной организацией подписывается акт (отчет грузоперевозчика) об оказании услуг по доставке товара либо составляется любой отчет в произвольной форме (например, с указанием работы транспортного средства в течение дня в часах). Но наличие подобных документов при отсутствии товарно-транспортных накладных не может считаться достаточным основанием для включения расходов на транспортировку товара в состав расходов для целей налогообложения. Это подтверждает инструкция «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом»: при перевозке груза товарно-трнспортная накладная — единственный документ, на основании которого продавец может списать товарно-материальные ценности, а покупатель — их оприходовать. Также товарно-транспортная накладная позволяет идентифицировать перевезенный товар и подтвердить экономическую целесообразность произведенных расходов.

Грузоотправитель обязан представить перевозчику на предъявленный к перевозке груз накладную, составляемую в четырех экземплярах. По соглашению накладная может составляться в пяти и более экземплярах.

Реквизиты ТТН

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем на имя каждого грузополучателя с обязательным заполнением следующих реквизитов: наименование получателя, наименование груза, количество, вес перевозимого груза, способ определения веса (взвешивание, по трафарету, стандарту, обмеру), род упаковки, способ погрузки и разгрузки, время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

Грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за все последствия неправильности, неточности или неполноты сведений, указанных ими в товарно-транспортной накладной. Перевозчик и экспедитор, осуществляющий погрузочно-разгрузочные операции, имеют право проверять правильность этих сведений.

Прием грузов к перевозке от грузоотправителя удостоверяется подписью водителя-экспедитора во всех экземплярах товарно-транспортной накладной.

Экземпляры ТТН

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей, остальные экземпляры грузоотправителем вручаются водителю.

Второй экземпляр водитель сдает грузополучателю для оприходования товарно-материальньтх ценностей.

Третий и четвертый экземпляры сдаются перевозчику и (или) экспедитору. Третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета с грузоотправителем (грузополучателем, экспедитором — в случае, если последний является заказчиком), а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

Во всех экземплярах накладной должны быть проставлены время прибытия и убытия автомобиля, указан способ погрузки, вес груза, количество мест и другие реквизиты. Товарно-транспортньге накладные в обязательном порядке заверяются подписью, печатью или штампом.

Разделы ТТН

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов товарного и транспортного. Товарный раздел необходим для списания товара со склада грузоотправителя и оприходования его на склад грузополучателя. Транспортный раздел служит для учета транспортных работ и расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Экземпляры ТТН

Товарно-транспортная накладная составляется для каждого покупателя на каждую поездку автомобиля. При перевозке нескольких грузов на одном автомобиле разным покупателям необходимо выписывать товарно-транспортные накладные в таком количестве, чтобы каждому покупателю был передан груз с экземпляром накладной. В случае, когда на автомобиле в течение смены перевозятся однородные грузы в адрес одного покупателя на одно и то же расстояние, можно оформить одну товарно-транспортную накладную на всю работу смены.

Форма 'ГОРГ-12

Форма ТОРГ-12 может прикладываться к товарно-транспортной накладной в качестве приложения, когда непосредственно в товарно-транспортной накладной невозможно перечислить все наименования и характеристики перевозимых грузов. В этом случае в ТТН следует отметить, что без формы ТОРГ-12 она недействительна. Также в товарно-транспортной накладной следует указать номер, дату выписки ТОРГ-12, а кроме того, даты и номера других прилагаемых документов (железнодорожных накладных, лицензий, сертификатов). Следует отметить, что кроме общей формы существуют еще специализированные формы товарно-транспортных накладных, например при международных перевозках (форма № 1-ТМ), при перевозках зерна, спирта, нефти и т. д.

Заполнение ТТН

Как отмечалось выше, выписывает ее, причем сразу в четырех экземплярах, представитель грузоотправителя, например бухгалтер или кладовщик. Надо сказать, что согласно новому Уставу обязанность заполнения ТТН лежит именно на грузоотправителе, если иное не предусмотрено договором перевозки груза.

Затем документы передаются на подпись руководителю и главному бухгалтеру или иному лицу, которому это поручено (по приказу руководителя). В этом случае обязательна расшифровка подписи ответственного лица.

Далее заполняют остальные графы товарного раздела. При этом представитель грузоотправителя следит за отгрузкой товара и удостоверяет ее в накладных своей подписью и печатью фирмы.

Водитель автотранспортного предприятия также расписывается во всех товарно-транспортных накладных, подтверждая то, что принял ценности, и забирает три из
четырех экземпляров. В этот момёнт товар считается отгруженным, и бухгалтерия грузоотправителя может списать его со склада.

Сдача документов

Доставив груз по назначению, водитель отдает товаросопроводительные документы представителю покупателя, который ставит на всех трех экземплярах накладной свою подпись и печать предприятия.

После разгрузки один экземпляр передается в бухгалтерию грузополучателя. Там отражают в учете поступление товара.

Далее водитель возвращает в свою организацию оставшиеся два экземпляра товарно-транспортных накладных. В одном из них бухгалтер автотранспортного предприятия расписывает, какой объем работ выполнил водитель, и начисляет ему зарплату. Другой экземпляр служит основанием для счета, который транспортная компания выставит заказчику перевозки и который подтверждает факт выполнения обязательств по доставке.

Подводя итог и учитывая, что зачастую в хозяйственных отношениях с привлечением к грузоперевозке сторонних организаций может участвовать значительное число юридических лиц, например продавец, грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и покупатель, рекомендуем для минимизации возможных рисков возникновения споров
как с налоговыми органами, так и с контрагентами порядок передачи товаров с описанием его документального оформления отражать в договоре поставки. А в случае необходимости вводить дополнительные реквизиты в форму товарно-транспортной накладной, не забывая утверждать такие изменения в приложении к учетной политике
организации.